Nhà thiết kế nội thất cần khai thác triệt để những nhu cầu của khách hàng và đồng thời tận dụng nguồn dữ liệu, sáng tạo một không gian đáp ứng đầy đủ về mặt công năng lẫn tính thẩm mỹ. Hành động này không chỉ giúp quá trình làm việc giữa thiết kế viên và khách hàng trở nên thuận lợi hơn, mà còn đảm bảo được giá trị của công trình về lâu dài. Vậy nên, để tiết kiệm thời gian, công sức của cả hai bên nhưng vẫn đảm bảo đạt được giá trị cao nhất các công ty cũng như đơn vị thiết kế thi công cần đặt ra một quy trình chuyên nghiệp. Về cách thức triển khai ở mỗi nơi sẽ có sự khác nhau nhưng nhìn chung quy trình tư vấn thiết kế nội thất cần đảm bảo những yếu tố sau:

Thu thập thông tin từ khách hàng

Thu thập thông tin là bước đầu tiên cũng như quan trọng nhất. Dựa vào lượng thông tin khai thác được từ khách hàng, nhà thiết kế nội thất sẽ có cơ sở chắc chắn để quyết định toàn bộ chuỗi quy trình làm việc về sau.

Để thu thập thông tin một cách hiệu quả, trước buổi hẹn, thiết kế viên cần có sự chuẩn bị kỹ càng. Bởi hầu hết khách hàng vẫn chưa hình dung được tổng thể không gian họ mong muốn, việc chuẩn bị trước sẽ giúp nhà thiết kế nội thất bình tĩnh và tự tin, đủ tỉnh táo để đưa ra những định hướng tốt nhất. 
Cần xác định đây là khách hàng mới hay cũ, diện tích và định vị công trình, sở thích cá nhân của khách hàng,... Chỉ cần một tiểu tiết rất nhỏ mà khách hàng chia sẻ cũng có khả năng cung cấp ý tưởng và lượng lớn thông tin để phân tích thiết kế gợi ý cho khách hàng.

Xác định những không gian quan trọng trong công trình 

Đặt ra những câu hỏi cơ bản để tìm hiểu mong muốn và nhu cầu của khách hàng:
• Khách hàng mong muốn tổng thể thiết kế và từng không gian có công năng như thế nào?
• Không gian nội thất phục vụ cho bao nhiêu trong thành viên gia đình? 
• Độ tuổi, sở thích, mong muốn và nhu cầu của khách hàng như thế nào? (Về màu sắc ưa thích, hướng bếp và hướng bàn thờ, cảm giác không gian mang lại,...)
• Chi phí dự trù và tiến độ kỳ vọng trong bao lâu?

Thông qua những câu hỏi để tìm ra phong cách thiết kế nội thất phù hợp

Đối với những công trình công cộng, cần đặt ra những câu hỏi mang tính khái quát hơn vì lúc này đối tượng sử dụng không chỉ là một cá nhân, thiết kế viên cần đặt những câu hỏi đào sâu về tính chất để đưa ra định hướng thiết kế phù hợp với chức năng của công trình. Một số câu hỏi cần khai thác:
• Đối tượng sử dụng là ai?
• Mục đích kinh doanh của công trình là gì?
• Vị trí công trình ở đâu?
• Mức đầu tư là bao nhiêu?

Càng đặt được nhiều câu hỏi, càng có nhiều dữ liệu để thiết kế nội thất. Tuy nhiên song song đó, khi có quá nhiều thông tin như vậy, một số nhà thiết kế nội thất cảm thấy choáng ngợp và phải loay hoay tìm phương hướng tháo gỡ. Như vậy, cách đơn giản nhất lúc này chính là tổng hợp lại dữ liệu và chia nhỏ thành từng phân mục. Sau đó sử dụng những từ khóa hàm súc hoặc phác thảo một biểu đồ Mindmap, điều này sẽ giúp thiết kế viên chắt lọc thông tin một cách dễ dàng hơn.

Xử lý thông tin và tư vấn khách hàng

Tiêu chí quan trọng nhất chính là tư vấn không gian và công năng, sau đó là yêu cầu về thẩm mỹ và các điều kiện khác.
Sau khi khai thác được đầy đủ thông tin, dựa vào cảm quan đối với khách hàng và nguồn dữ liệu đã có, chúng ta hoàn toàn có thể đưa ra những định hướng gần sát nhất với mong muốn của khách hàng. 

Kiến tạo không gian sát với mong muốn khách hàng là những gì mà KTS cần thực hiện

Cùng với những thông tin đã phân tích, việc tiếp theo chính là tư vấn cho khách hàng. Đặt việc tư vấn không gian và công năng làm tiêu chí hàng đầu, tiếp đến là nhu cầu thẩm mỹ và các điều kiện khác. Cần xem xét những mong muốn của khách hàng có thực tế hay không, mặt bằng hiện trạng có đáp ứng được hay không, làm thế nào để tối ưu mức đầu tư tránh lãng phí nhưng vẫn đáp ứng được các nhu cầu về mặt thẩm mỹ,... Từ đó, đưa ra những lời khuyên phù hợp và hiệu quả nhất cho khách hàng.

Cuối cuộc họp, thiết kế viên cần tổng hợp lại toàn bộ thông tin và những gì đã quyết định với khách hàng, sau đó gửi một email kèm theo hình ảnh minh họa chuyển hóa được từ thông tin. Việc này sẽ cung cấp cho khách hàng một cái nhìn tổng thể về những mong muốn của họ xuyên suốt toàn bộ dự án, đồng thời tránh rủi ro về sau này. 

Cần tìm hiểu kỹ mặt bằng hiện trạng để triển khai phân tích 

Một bước nữa cần lưu ý trước khi triển khai bố cục dự án chính là tìm hiểu mặt bằng hiện trạng, khảo sát và kiểm tra thực trạng để phân tích các vấn đề khác như tầm nhìn không gian, hướng nhà, vị trí giao thông, kĩ thuật có ảnh hưởng đến thiết kế hay không,...

Tìm hiểu kỹ thông tin liên quan cùng thực trạng công trình để đưa ra hướng đi đúng đắn

Việc thiết kế cũng tựa như giải một bài toán, sẽ không thể cho ra đáp án chính xác nếu không có đầy đủ dữ liệu và thông tin. Vì thế, việc thảo luận và khai thác thông tin từ khách hàng là bước quan trọng nhất. Hãy lắng nghe câu chuyện của khách hàng và đưa ra phương hướng phù hợp nhất, điều này sẽ quyết định toàn bộ chuỗi công việc về sau.